Access to Information Access to Government Records Right of Access Sections 4-5 Accès à l’information Accès aux documents de l’administration fédérale Droit d’accès Articles 4-5 Extension of right by order Extension par décret (2) The Governor in Council may, by order, extend the (2) Le gouverneur en conseil peut, par décret, étendre, conditionnellement ou non, le droit d’accès visé au paragraphe (1) à des personnes autres que celles qui y sont mentionnées. right to be given access to records under subsection (1) to include persons not referred to in that subsection and may set such conditions as the Governor in Council deems appropriate. Responsibility of government institutions Responsable de l’institution fédérale (2.1) The head of a government institution shall, without (2.1) Le responsable de l’institution fédérale fait tous les efforts raisonnables, sans égard à l’identité de la personne qui fait ou s’apprête à faire une demande, pour lui prêter toute l’assistance indiquée, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé. regard to the identity of a person making a request for access to a record under the control of the institution, make every reasonable effort to assist the person in connection with the request, respond to the request accurately and completely and, subject to the regulations, provide timely access to the record in the format requested. Records produced from machine readable records Document issu d’un document informatisé (3) For the purposes of this Act, any record requested under this Act that does not exist but can, subject to such limitations as may be prescribed by regulation, be produced from a machine readable record under the control of a government institution using computer hardware and software and technical expertise normally used by the government institution shall be deemed to be a record under the control of the government institution. (3) Pour l’application de la présente loi, les documents qu’il est possible de préparer à partir d’un document informatisé relevant d’une institution fédérale sont euxmêmes considérés comme relevant de celle-ci, même s’ils n’existent pas en tant que tels au moment où ils font l’objet d’une demande de communication. La présente disposition ne vaut que sous réserve des restrictions réglementaires éventuellement applicables à la possibilité de préparer les documents et que si l’institution a normalement à sa disposition le matériel, le logiciel et les compétences techniques nécessaires à la préparation. R.S., 1985, c. A-1, s. 4; 1992, c. 1, s. 144(F); 2001, c. 27, s. 202; 2006, c. 9, s. 143. L.R. (1985), ch. A-1, art. 4; 1992, ch. 1, art. 144(F); 2001, ch. 27, art. 202; 2006, ch. 9, art. 143. Information about Government Institutions Répertoire des institutions fédérales Publication on government institutions Répertoire des institutions fédérales 5 (1) The designated Minister shall cause to be published, on a periodic basis not less frequently than once each year, a publication containing 5 (1) Le ministre désigné fait publier, selon une périodicité au moins annuelle, un répertoire des institutions fédérales donnant, pour chacune d’elles, les indications suivantes : (a) a description of the organization and responsibili- a) son organigramme et ses attributions, ainsi que les programmes et fonctions de ses différents services; ties of each government institution, including details on the programs and functions of each division or branch of each government institution; b) les catégories de documents qui en relèvent, avec suffisamment de précisions pour que l’exercice du droit à leur accès en soit facilité; (b) a description of all classes of records under the control of each government institution in sufficient detail to facilitate the exercise of the right of access under this Act; c) la désignation des manuels qu’utilisent ses services dans l’application de ses programmes ou l’exercice de ses activités; (c) a description of all manuals used by employees of each government institution in administering or carrying out any of the programs or activities of the government institution; and Current to August 27, 2018 Last amended on June 21, 2018 d) les titre et adresse du fonctionnaire chargé de rece- voir les demandes de communication. 4 À jour au 27 août 2018 Dernière modification le 21 juin 2018